A vállalkozások, cégek és akár egyéni vállalkozók életében is elengedhetetlenek a különféle nyomtatványok, mint a fuvarlevél, szállítólevél vagy pénztárbizonylat. Ezek a dokumentumok nem csupán jogi kötelezettséget jelentenek, hanem segítenek abban is, hogy átláthatóbbá és rendezettebbé tegyük a mindennapi munkafolyamatokat. Az alábbi útmutató végigkalauzol a legfontosabb tudnivalókon: mit jelentenek ezek a nyomtatványok, mikor melyiket érdemes használni, milyen adatokat kell feltüntetni rajtuk, illetve mire érdemes figyelni a kitöltésük során.
Mi az a fuvarlevél, szállítólevél és pénztárbizonylat?
A fuvarlevél egy olyan dokumentum, amely a fuvarozás során igazolja az áru átvételét és szállítását. Ezt általában akkor állítják ki, ha az árut valamilyen közúti, vasúti vagy más szállítójárművel továbbítják, és nem a végső vevő veszi át közvetlenül az eladótól.
A szállítólevél a belföldi áruszállítás egyik legfontosabb okmánya, amely igazolja, hogy a termék átadásra került a vevő részére. A szállítólevél kitöltése minden olyan esetben kötelező, amikor egy vállalkozás árut mozgat, legyen szó eladásról, bérmunkáról, vagy akár raktáron belüli mozgatásról.
A pénztárbizonylat a készpénzes pénzmozgások hivatalos dokumentuma. Minden pénztárból történő kifizetéshez, illetve befizetéshez szükséges a megfelelő pénztárbizonylat kitöltése, legyen az kiadási vagy bevételi pénztárbizonylat.
Ezek a nyomtatványok különböző jogszabályi előírásoknak kell, hogy megfeleljenek, és mindháromnak megvan a maga speciális szerepe a gazdasági életben. Megfelelő használatuk elengedhetetlen a szabályos és átlátható működéshez.
Melyik nyomtatvány mire való a mindennapokban?
A fuvarlevelet elsősorban logisztikai cégek, kereskedők vagy termelők használják, amikor hosszabb távon, gyakran települések vagy országok között szállítanak árut. A fuvarlevél bizonyítja, hogy az áru elindult a célállomás felé, és segíti a felelősségek tisztázását egy esetleges káresemény esetén.
A szállítólevél főként a belföldi áruszállítás során használatos. Általában akkor állítják ki, amikor az áru elhagyja a raktárat, és a vevőhöz, másik raktárba vagy telephelyre kerül. Használata nem csak jogszabályi kötelezettség, hanem a könyvelés és a készletkezelés szempontjából is fontos.
A pénztárbizonylatot minden készpénzes mozgásnál el kell készíteni. Ilyen lehet például a napi pénztári bevételek rögzítése, dolgozók részére adott előlegek vagy különféle kiadások kifizetése. Ez biztosítja a pénzmozgások átláthatóságát és ellenőrizhetőségét.
Mindhárom nyomtatvány nélkülözhetetlen a gazdasági élet átlátható működéséhez, és segítenek abban, hogy a cégek elkerüljék a későbbi vitás helyzeteket, ellenőrzések során pedig könnyen igazolni tudjanak minden tranzakciót.
Ezeket az információkat kell feltüntetni a dokumentumokon
A fuvarlevélen szerepelnie kell az áru pontos megnevezésének, mennyiségének, az indulási és érkezési hely megjelölésének, a fuvarozó és feladó adataival együtt. Emellett fontos a fuvarozás dátumának, az esetleges különleges kezelési igényeknek a feltüntetése is.
A szállítólevél tartalmazza a szállító és a vevő adatait, az áru részletes leírását (megnevezés, cikkszám, mennyiség, egységár), valamint a szállítás dátumát. Lehetőség szerint a szállítólevélen szerepeljen az aláírás, pecsét, amely igazolja az áru átvételét.
A pénztárbizonylaton mindig fel kell tüntetni a kiadás vagy bevétel pontos összegét, a dátumot, a bizonylat sorszámát, a fizető fél és a fogadó fél adatait, valamint a kifizetés vagy befizetés jogcímét. Minden esetben szükséges a készpénzzel kapcsolatos mozgást könyvelni, és aláíratni az érintettekkel.
Ezeket az adatokat nem csak a jogszabály írja elő, hanem a cégek saját érdekükben is rögzítik, hogy minden pénz- vagy árumozgatás pontosan nyomon követhető legyen, és ellenőrzések során is minden rendben legyen.
Gyakori hibák a nyomtatványok kitöltésekor
Sokan elfelejtik a dátumot, vagy rosszul írják fel, ami problémát okozhat egy későbbi ellenőrzés során. A hiányos vagy pontatlan adatok – például a pontos mennyiség, név, cím vagy sorszám kihagyása – szintén gyakori hiba.
A szállítólevél vagy fuvarlevél esetén gyakran előfordul, hogy az áru leírása nem elég részletes, a mennyiség nem stimmel, vagy hiányzik a vevő/átvevő aláírása. Ez vitás helyzeteket eredményezhet.
A pénztárbizonylatok esetén gyakori, hogy összekeverik a kiadási és bevételi bizonylatokat, vagy nem tüntetik fel a pontos jogcímet. Előfordul, hogy a pénztárbizonylat nincs aláírva, ami komoly szabálytalanságnak számít.
Fontos, hogy a nyomtatványokat mindig olvashatóan, egyértelműen és pontosan töltsük ki, mert ezek alapján történik a könyvelés, ellenőrzés, illetve ezek igazolják a gazdasági események megtörténtét.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő nyomtatványt?
Először is, tisztázzuk, milyen eseményhez van szükségünk a dokumentumra. Ha áruszállítás történik belföldön, szinte mindig szállítólevélre lesz szükség. Ha fuvarozás más településre, országba, vagy bonyolultabb logisztikai folyamat zajlik, a fuvarlevél a megfelelő választás.
Készpénzes pénzmozgás esetén mindig pénztárbizonylatot kell kiállítani, és pontosan meg kell határozni, hogy bevételi vagy kiadási bizonylatról van-e szó. A jogcím is meghatározza a bizonylat típusát (pl. előleg, végkielégítés, vásárlás stb.).
Fontos, hogy minden esetben ellenőrizzük a dokumentumok jogszabályi megfelelőségét. Használjunk előre nyomtatott, szabályos nyomtatványokat, amelyek megfelelnek a hatályos előírásoknak, vagy elektronikus formában generált, hitelesített dokumentumokat.
Ha bizonytalanok vagyunk, kérjük könyvelő, jogász vagy szakmai tanácsadó segítségét, hogy biztosan a megfelelő nyomtatványt használjuk, és minden szükséges információt feltüntessünk rajta.
Praktikus tippek a nyomtatványok kezeléséhez
Mindig tartsunk kéznél elegendő előnyomtatott példányt, hogy egy váratlan helyzetben se maradjunk dokumentum nélkül. Érdemes a nyomtatványokat előre sorszámozni, vagy olyan verziót választani, amelyen már előre szerepel a sorszám.
A kitöltött nyomtatványokat lehetőség szerint digitalizáljuk, és tároljuk el elektronikusan is. Így egy esetleges ellenőrzés, vagy későbbi reklamáció esetén gyorsan és egyszerűen elő tudjuk keresni azokat.
Fontos, hogy minden dokumentumot eredeti példányban, aláírással, pecséttel ellátva őrizzünk meg a jogszabályi előírt ideig (általában 8 évig). A másolatokat célszerű rendszerezve tárolni, például vevőnként vagy dátum szerint.
Használjunk sablonokat, digitális nyomtatványokat, vagy online számlázó rendszert, amellyel gyorsabb, egyszerűbb és hibamentesebb lehet a nyomtatványok kezelése, és így a mindennapi adminisztráció is gördülékenyebb lesz.
A fuvarlevél, szállítólevél és pénztárbizonylat mind-mind nélkülözhetetlen részei a vállalkozások működésének. A megfelelő nyomtatvány kiválasztása és pontos kitöltése nem csak jogszabályi kötelezettség, hanem a vállalkozás érdeke is. Ha odafigyelünk a részletekre, elkerüljük a gyakori hibákat és rendszerezetten kezeljük a dokumentumokat, sok kellemetlenségtől és büntetéstől kímélhetjük meg magunkat. A fentieket betartva biztosak lehetünk benne, hogy adminisztrációnk mindig naprakész és szabályos lesz.